Management 3.0: Wie funktioniert „Agiles Delegieren“?
Als klassischer Manager oder Projektleiter habe ich die Verantwortung, meinen Mitarbeitern Handlungskompetenzen zuzuweisen und somit entsprechende Leitplanken vorzugeben. Aber wie passt das in die agile Welt, wo doch das Thema „Selbstorganisation“ im Mittelpunkt steht?
Was bedeutet „delegieren“ und warum machen wir das ?
Delegieren ist das Übertragen von Handlungskompetenzen vom Delegierenden an einen Delegationsempfänger. Delegieren sollte den Sinn haben, dass Entscheidungen getroffen werden können, wo die höchste Kompetenz für das entsprechende Thema vorhanden ist.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Aufgabenteilung in einem agilen (Scrum)Software-Entwicklungsteam. Würde ein Projektleiter die einzelnen Aufgaben an die Mitglieder des Teams verteilen, wäre das nicht so effektiv, als wenn die Mitglieder sich selbstorganisiert die Aufgaben zuweisen. Denn wo kann eine Entscheidung besser getroffen werden als da, wo die höchste Entscheidungskompetenz vorliegt? Bei den Personen, die die Tätigkeiten auch ausführen.
Im agilen Umfeld steht das Thema „Gruppenentscheidung“ stark im Vordergrund. So kann es passieren, dass sich Teams übergangen fühlen wenn von einer Führungskraft Themen einfach so delegiert werden. Oder sie erwarten, dass gewisse Themen delegiert werden, diese jedoch vom Manager zur Selbstorganisation gestellt werden.
In beiden Fällen kommt es dadurch oft zu Unruhen im Team, was manchmal durchaus demotivierend sein kann.
Um nun die Erwartungshaltung der Teammitglieder und des Managements oder Vorgesetzten in Bezug auf zu delegierende Themen abzugleichen, gibt es zum Glück agile Vorgehensweisen. Eine Davon nennt sich „Delegation Poker“
Das Spiel
Delegation Poker gibt es in verschiedenen Varianten. Ich selber nutze gerne die Version von „Management 3.0“. Dazu gibt es hier eine kostenlose Vorlage.
Vorbereitung
Jeder Teilnehmer bekommt ein komplettes Deck mit 7 Karten. Diese können selbstgezeichnet sein (zum Beispiel auf Post-ITs) oder ausgedruckt (siehe Vorlage weiter oben).
Ich bespreche die Bedeutung der einzelnen Karten kurz mit den Teilnehmern:
- Anweisen: Ich weise an ohne Diskussionen
- Verkaufen: Ich entscheide, aber ich versuche, den Delegationsempfänger zu überzeugen
- Konsultieren: Ich hole mir verschiedene Meinungen ein und entscheide dann selbst
- Vereinbaren: Wir treffen die Entscheidung gemeinsam, im Team
- Beraten: Ich gebe Rat, lasse aber vom Team entscheiden
- Erkundigen: Ich erkundige mich, nachdem die Entscheidung durch das Team gefallen ist
- Delegieren: Ich delegiere vollständig und muss nicht mehr informiert werden
Durchführung
- Der Moderator stellt eine zu entscheidende Aufgabe vor.
- Jeder Teilnehmer wählt für sich verdeckt eine Karte die Ihm passend erscheint, wenn er die Aufgabe übernehmen müsste
- Wenn alle Teilnehmer Ihre Karten gewählt haben, werden diese auf Kommando umgedreht
- Die Person mit der der niedrigsten Nummer/Punktezahl und die mit der höchsten Nummer/Punktezahl auf der Karte erklären, warum sie diese Karte gewählt haben
- Ist bereits ein Konsens gefunden, ist alles wunderbar. Wenn nicht, wird noch eine Runde gestartet
In der Regel sollten spätestens in der dritten Runde die Ergebnisse nah´ beieinander liegen. Wenn nicht, wird die betroffene Frage erst mal zurückgestellt für eine spätere Diskussion.
Ziel des Spieles ist es einen Konsens auf die höchstmögliche Delegationsstufe (Punktezahl) zu finden, jedoch ohne es zu übertreiben.
Wenn so die Stufen der Delegierung verschiedener Fragen gemeinschaftlich geklärt werden, gibt es im Nachhinein nicht nur weniger Konfliktpunkte, sondern es kann nach jeder Planungsrunde auch festgelegt werden, wer die Verantwortung zu dem Thema übernimmt (Selbstverpflichtung).
AML