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Agilität, SCRUM & Kanban in Unternehmen

Einleitung

Agilität ist beinahe zum Synonym für Effizienzsteigerung bei Projekten und bei der Produktentwicklung geworden. In Startups und Onlineunternehmen gehört agiles Arbeiten bereits zum Alltag. In Unternehmen anderer Branchen ist Agilität eher selten anzutreffen. Dabei kann jedes Unternehmen von der Effizienzsteigerung profitieren; und das ohne in einem groß angelegten Change-Prozess Scrum, Kanban oder ein anderes Framework einführen zu müssen. Die ersten Schritte in die Agilität sind klein und leicht umsetzbar.

Wenn in einem Unternehmen über Effizienzsteigerung der Prozesse, insbesondere bei Projekten und bei der Neu- bzw. Weiterentwicklung von Produkten, nachgedacht wird, kommt man an dem Begriff „agile“ heutzutage nicht mehr vorbei. Agilität verspricht geringe Bürokratie mit wenig Regeln und damit erhöhten Output bei gleichem Ressourceneinsatz. Gleichzeitig verfolgt Agilität ein iteratives Vorgehen. Der Zyklus „planen, bauen, messen, lernen“ wird in möglichst kurzen Zeitabständen und während eines Projekts zigmal durchlaufen. Im Gegensatz zur klassischen Projektplanung spielen vor allem die Phasen „planen“ und „lernen“ als ein integrativer Teil des Zyklusses die entscheidende Rolle. Die Maxime „fail fast and learn“ („Mache möglichst schnell Fehler und lerne daraus“) steht im Mittelpunkt der Agilität.

Agiles Arbeiten ist häufig in Startups anzutreffen

Schnell stößt man auf Scrum und Kanban, die beiden bekanntesten Projekt- bzw. Produktmanagement-Frameworks für agiles Arbeiten. Beide ähneln sich stark vom Vorgehen; unterscheiden sich jedoch in Rollen und Artefakten. Während Scrum mehr Rollen und Artefakte kennt und damit stärker reguliert ist, setzt Kanban auf mehr Transparenz und kann daher auch schnell unübersichtlich werden. Häufig ist eine Mischung aus Scrum und Kanban im Einsatz. Diese Mischform wird Scrum-Ban oder Scrum-But (= „Scrum, aber…“) genannt. In einem andauernden Lernprozess passen die Unternehmen die Prozesse immer weiter an die eigenen Bedürfnisse an. Sie begreifen den Prozess selbst als ein agiles Projekt.

Auffällig ist, dass in nahezu allen Internet-Startups agiles Arbeiten, unabhängig ob Scrum oder Kanban, an der Tagesordnung ist. Ebenso trifft man in einem Großteil der etablierten Onlineunternehmen agile Prozesse an. In Unternehmen anderer Branchen ist agiles Arbeiten dagegen weniger bekannt und wird entsprechend seltener eingesetzt.

Vielleicht liegt das daran, dass Startups mit dieser Methodik groß geworden sind. Vielleicht aber auch daran, dass Teamwork und kontinuierliche Produktverbesserungen von Anfang an großgeschrieben werden.

Sowohl der Wunsch nach besserem Teamwork als auch nach kontinuierlichen Produktverbesserungen sind ideale Voraussetzungen, um Unternehmensprozesse agil zu organisieren. Das Resultat ist ein effizientes Arbeiten. Bei wiederkehrenden und stark strukturierten Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel dem täglichen Buchen von Rechnungen in der Buchhaltung, führen agile Prozesse dagegen nur zu einer geringen Effizienzsteigerung.

Jedes Unternehmen kann mit geringem Aufwand agil werden

In jedem Unternehmen gibt es Bereiche und Prozesse, die von agilen Prozessen profitieren würden. Der Einführungsaufwand und der damit verbundene Change-Prozess hält Unternehmen dagegen häufig ab, Methoden zu ändern. Sie bleiben lieber bei ihrer altbekannten Herangehensweise.

Dabei muss man als Unternehmen nicht gleich ein komplettes Framework, wie Scrum oder Kanban, einführen. Änderungen lassen sich Schritt für Schritt, auch abseits der Frameworks, umsetzen. Die anzustrebenden Prozessanpassungen betreffen zwei Bereiche:

  • agiles Team
  • agiles Projekt

Die Anpassungen in den beiden Bereichen lassen sich unabhängig voneinander in jeweils drei Stufen einführen.

Zwei Mal drei Stufen zur Agilität

Team Stufe 1: Regelmäßige Kommunikation forcieren. In einem täglichen Meeting zu Beginn des Tages tauschen sich die Teammitglieder darüber aus, woran sie an diesem Tag arbeiten. Das Meeting sollte nicht länger als 15 Minuten dauern und stehend im Teamraum durchgeführt werden. Kurz nach der Einführung wird das Meeting als zusätzlicher Overhead wahrgenommen werden, da ausschließlich Statusberichte ausgetauscht werden. Nach kurzer Zeit wird sich das Meeting jedoch zu einem Output fokussierten Format wandeln. Die zentralen Fragen sind: „Was brauche ich, um meinen heutige Arbeit fertig zu stellen?“ und „Wie kann ich meine Kollegen bei ihrer heutigen Aufgabe unterstützen?“ – Diese Richtung sollte vom Teamlead forciert werden, denn das Meeting hat keine Reportingfunktion.

Team Stufe 2: Fortschritt transparent darstellen. Auf einem Board an der Wand wird für jedes Teammitglied transparent dargestellt, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet. Ebenso werden die Aufgaben, die bereits erledigt sind und die Aufgaben, die als nächstes anstehen, visualisiert. Die Aufgaben können zum Beispiel auf Post-Its geschrieben und in die drei Spalten „Todo“, „In progress“, „Done“ sortiert werden. Jeder Aufgabe, die in der „In progress“-Spalte hängt, ist ein verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet. Falls eine Aufgabe längere Zeit in der „In progress“-Spalte hängt, kann nun jeder helfend eingreifen und fragen, wie er unterstützen kann.

Team Stufe 3: Kurze Feedbackschleifen einführen. In einem zweiwöchentlichen Meeting reflektiert das Team die letzten zwei Wochen. Was lief gut? Was kann verbessert werden? Aus jedem Meeting sollten ein bis drei Punkte für Verbesserungen (möglichst mit konkreten Aktionen und zugeteilten Verantwortlichkeiten) entstehen. Die Punkte werden in den folgenden zwei Wochen umgesetzt und so der Prozess im Team stetig verbessert.

Projekt Stufe 1: Gesamtprojekt in Teilprojekte teilen. Das Gesamtprojekt wird in möglichst viele Teilprojekte geteilt. Jedoch nur so klein, dass jedes Teilprojekt für sich genommen einen Mehrwert für den Kunden liefert. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass sich die Teilprojekte möglichst wenig überschneiden und somit unabhängig voneinander bearbeitet werden können. Teilprojekte werden, genau wie Aufgaben, auf (andersfarbige) Post-Its geschrieben und an das Board in die Spalte „Todo“ gehängt. Sortiert man nun noch die Teilprojekte und Aufgaben in der „Todo“-Spalte nach Priorität, erhält man eine „Mini-Roadmap“. Hinweis: Bevor ein Teilprojekt bearbeitet werden kann, muss es noch einmal in konkrete Aufgaben runtergebrochen und granularer geplant werden.

Projekt Stufe 2: Nur die nahe Zukunft planen. Nur das nächste und das übernächste anstehende Teilprojekt werden geplant. Für diese liegen in der Regel ausreichend Informationen für eine detaillierte Planung vor. Außerdem sind die Rahmenbedingungen hinreichend bekannt. Für weiter in der Zukunft liegende Teilprojekte sind die Rahmenbedingungen häufig zu vage. Eine sofortige Planung hätte zur Folge, dass das Teilprojekt kurz vor Start wahrscheinlich ein zweites Mal geplant werden müsste.

Projekt Stufe 3: Aus Kunden-Sicht formulieren. Das zu erwartende Ergebnis eines Teilprojekts, aber auch das Ergebnis des Gesamtprojekts, wird aus Kunden-Sicht beschrieben. So ist sichergestellt, dass allen Team-Mitgliedern das zu erreichende Ziel permanent vor Augen ist. Auf im Projektverlauf auftretende Probleme kann jeder selbständig im Sinne des Kunden reagieren. Kunden können in diesem Zusammenhang sowohl (externe) Endkunden als auch (interne) Kollegen sein. Um das Ergebnis aus Kundensicht zu beschreiben, hilft die Formulierung: „Als … möchte ich … so dass ich …“ Zum Beispiel könnte das Ziel eines Teilprojekts zur Besserung des Services einer Autowerkstatt lauten: „Als Autobesitzer möchte ich einen Werkstatttermin vorab und verbindlich vereinbaren, so dass ich beim Abgeben meines Autos keine unangenehmen Wartezeiten habe.“

Schlusswort

Mit diesen 2×3 Schritten in Richtung Agilität sollte bereits ein erster Effizienzgewinn in Projekten und den kontinuierlichen Produktentwicklungen messbar sein. Außerdem lassen sich auf dieser Basis zum späteren Zeitpunkt nahtlos die bekannten agilen Frameworks Scrum oder Kanban aufsetzen. Ein abschließender Tipp: Agilität wird nicht „top-down“ eingeführt, sondern entsteht durch Zusammenarbeit im Team.

Artikel von Christian Landsberg: https://www.xing.com/profile/Christian_Landsberg

Die BTMS-Strategie: Leichter leben!

„Macht es tatsächlich Sinn sich für Anschaffungen und Erlebnisse beruflich und finanziell mit all seinen körperlichen und geistigen Kapazitäten derart ins Zeug zu legen? Natürlich mag es angenehm sein ein großes Haus und ein teures Auto zu besitzen, oder luxuriöse Urlaubsreisen zu machen. Aber sind sie die Mühe denn immer wirklich wert?“

„Was bringt es für mein Leben immer und überall über die vielen großen und kleinen Neuigkeiten rund um den Globus informiert zu sein? Lohnt es sich meine wenige verbliebene Freizeit darüber hinaus auch noch mit einer ganzen Liste an Aktivitäten aufzufüllen?“

„Wäre es nicht schön sein Leben wieder selber zu leben an statt von äußeren Faktoren gelebt und gesteuert zu werden?“

Was habe ich aus meinem Leben gemacht?

Wenn sie auf die Frage „Was habe ich aus meinem Leben gemacht?“  nur eine Anhäufung von materiellen Gütern aufweisen können, könnte das eventuell darauf hindeuten das sie sich in unserer modernen Konsumgesellschaft verloren  haben.

Was bedeutet BTMS?

„Back To MySelf“ (BTMS) steht für einen neuen Lebensstil in unserer materiell ausgerichteten Konsum- und Wohlstandsgesellschaft. Es ist die bewusste Entscheidung einfach weniger zu wollen und weniger zu haben und dieses „Weniger“ mehr zu genießen.

BTMS ist unabhängig davon ob sie sich die vielen angenehmen Dinge des täglichen Lebens nach wie vor leisten könnten oder ob sie gar keine andere Wahl haben als mit weniger zufrieden zu sein, weil sie beispielsweise arbeitslos sind und mit weniger Geld auskommen müssen.

Er bedeutet auch nicht dass sie nun auf jeden Luxus verzichten sollen um als Asket, fernab jeglicher Zivilisation, in eine Höhle zu ziehen. BTMS ist ein alltagstauglicher Lebensstil und sie werden überrascht sein wie schnell sich Ihr Leben positiv verändern wird.

Wie funktioniert BTMS?

Alle Welt trichtert uns den Genuss ein der mit „mehr“ verbunden ist, indem wir zum Beispiel ein noch moderneres Auto benötigen, oder in einem noch exotischeren Ferienressort Urlaub machen sollen um gesellschaftlich und beruflich anerkannter und glücklicher zu werden.

Von solchen falschen Idealen geprägt können wir uns gar nicht vorstellen, das man auch mit weniger zufrieden sein kann. Sie werden sich fragen: „Wie soll ich genießen, wenn etwas weniger wird oder gar nicht vorhanden ist? Wie kann das denn funktionieren?“.

Aber: Es funktioniert!  Je nachdem welche Bereiche sie auf BTMS umschalten, werden sie einen oder mehrere der folgenden Vorteile erleben können:

  • Sie haben wieder mehr Geld: Wenn sie sich bewusst weniger Dinge leisten, haben Sie auch automatisch mehr Geld zur freien Verfügung. Damit können sie sich die Sachen kaufen die sie wirklich brauchen. Oder das Konto aus dem Minus bringen. Dadurch leben sie in Sachen Geld etwas unbeschwerter.
  • Sie haben mehr Zeit: Sie müssen sich weniger um materielle Dinge kümmern und Zeit ist in unserem modernen, durchgeplanten Leben, in der Regel ein knappes und damit wertvolles Gut geworden.
  • BTMS wirkt doppelt: Freie Zeit entsteht nicht nur durch „weniger haben“, sondern auch durch  „weniger wollen“. Denn wer bewusst auch seine Wünsche verringert, muss weniger Zeit einsetzen um sie zu verwirklichen. Es reichen dann Beispielsweise auch mal nur 7 Stunden Tagesarbeit, anstatt der üblichen 10 die benötigt werden, um sich mit der Überstundenvergütung den Luxusurlaub leisten zu können der benötigt wird, um sich von den vielen 10-Stundern-Arbeitstagen erholen zu können.
  • Mehr Platz:  Jeder Besitz der nicht mehr da ist, ob in der Wohnung oder in unseren Gedanken, nimmt auch keinen Platz mehr weg. Stattdessen können wir wohltuenden Freiraum genießen. Wir haben plötzlich Raum für alles was uns wirklich wichtig ist.

Gerade in unserer modernen Gesellschaft, die von Waren und Besitz bestimmt ist, kann es eine befreiende Erfahrung sein zu erleben das man sich auch mit einem „Weniger“ sehr gut fühlen kann.

Sie werden überrascht sein wie wenig Hab und Gut sie in Wahrheit brauchen um glücklich und zufrieden zu leben. Sie investieren zukünftig nicht mehr unnötig  geistige und materielle Energie in Anschaffungen und Besitztümer. Diese Energie bleibt uns für Wichtigeres erhalten. Wenn sie dann mal in einen finanziellen Engpass geraten sollten und gar keine andere Wahl haben als genügsamer zu leben, sind sie dafür gewappnet.  Sie wissen das sie mit weniger auskommen können und beispielsweise auch mit einem kleinen Urlaub im eigenen Land glücklich sind, anstatt im exotischen Ressort am Ende der Welt.

  • Was sie sich bewusst leisten, genießen sie umso mehr: Wenn sie mit BTMS auf all das verzichten was sie nicht wirklich brauchen, können sie all das, das sie bewusst haben und wollen, viel intensiver genießen.

Merksatz: Erst im Kontrast werden Erlebnisse intensiv…

  • Unsere Gedanken werden im Laufe der Zeit geordneter und klarer: Es gibt einfach weniger zu bedenken. Diese größere Klarheit im Denken ist schon für sich selber sehr angenehm. Und sie hilft leichter Lösungen und Ideen für die wirklich wichtigen Fragen im Leben zu finden. Es bewahrt vor vielen Hindernissen und Sorgen. Einerseits gibt es weniger worum wir uns kümmern müssen, andererseits wollen wir auch weniger und brauchen dadurch so manches gar nicht zu begehren und anzustreben.
  • Wir sind freier:  Was du nicht hast musst du auch nicht bezahlen, unterhalten, pflegen, verteidigen oder suchen. Und es bindet uns nicht mehr an einen Ort, eine Lebenssituation oder eine Geisteshaltung. Mit BTMS leben wir einfach ein gutes Stück freier, denn wir können leichter gehen wohin wir wollen, beispielsweise dahin, wo neue Erkenntnisse und Erlebnisse auf uns warten; vielleicht auch eine neue Lebensaufgabe, Berufung oder Beruf.
  • Unser Wesen wird heiterer: Wenn wir Menschen beobachten die sich um viel Eigentum kümmern müssen (zum Beispiel mehrere Eigentumswohnungen die sie geerbt haben und um die sie sich jetzt kümmern müssen); wie viele gelassene Frohnaturen sind darunter?

Besitz erzeugt immer wieder auf die ein oder andere Art Ärger. Sei es das ein teures Unterhaltungselektronikgerät direkt nach dem Ablauf der Garantiezeit ausfällt, einer unserer Mieter einfach keine Miete mehr bezahlt, das teure Auto gestohlen wir oder wieder mal die jährlich fällige Grundstückssteuer erhöht wurde.

Der Verzicht auf Hab und Gut das wir nicht wirklich benötigen und die damit verbundene Leichtigkeit, wird uns auf Dauer heiter und gelassen stimmen.

Merksatz: Was ich nicht habe, kann mich nicht ärgern…

  • Beziehungen verbessern sich:  Viele Paare streiten sich um Geld. Freundschaften oder Nachbarschaften werden belastet weil der Besitz des Einen den Neid des anderen hervorruft.

Warum also BTMS?

Weil BTMS in jeder Lebenssituation Sinn macht.

-AML-