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Scrum Master Tipps: Der Umgang mit „schwierigen“ Teammitgliedern in Scrum

EINLEITUNG

Scrum-Teammitglieder können „schwierig“ sein. Es gibt manchmal welche die nörgeln,  welche die generell denken alles besser zu wissen, welche die meinen „Scrum ist wieder so ein Modewort. Welche Sau wird als nächstes durchs Dorf getrieben?“, welche die bewusst nicht im Team arbeiten wollen, welche die einfach gar nichts machen und so weiter…

Natürlich wird in agilen Frameworks wie Scrum empfohlen das Problem auf den Tisch zu packen („Transparenz“) und mit Hilfe der Gruppe gemeinsam einen Lösungsweg zu finden („Selbstorganisation“, „Reflektion“, „Commitment“, „Mut“).

Jedoch kann dies auch nach hinten losgehen, die Person baut eine starke Abwehr auf, was das Konfliktpotenzial noch mehr erhöht („Druck erzeigt Gegendruck“), oder fühlt sich im Extremfall sogar gemobbt.

Natürlich, eine reflektierte, offene, reife  Person sollte kein Problem haben mit Unterstützung des Teams Lösungswege zu vereinbaren. Aber wenn die angesprochene Person solche Werte hätte wie gerade erwähnt, würde sie  kein Quengler, Querulant oder ähnliches sein.

SCHLAU MACHEN

Bevor wir die Konfliktsituation gleich ins Team geben, sollten wir uns vorher ein Bild verschaffen, WARUM unsere Kollegin oder unser Kollege so agieren. Durch diese Erkenntnis können wir herausfinden, was es braucht, damit das Teammitglied sich freiwillig ändert, sofern das Verhalten schlecht für das Team und die Teamergebnisse ist. Denn: Nicht jeder Konflikt oder jede „Störung“ muss auch gelöst werden.

WERTEARBEIT

Ich bediene mich zur „Motivforschung“ gerne der „Wertearbeit“.

Jeder Mensch wird von nur einigen wenigen Werten „angetrieben“. Tun wir etwas bei dem wir uns richtig wohl fühlen, bedienen wir unsere inneren Werte, fühlen uns gut dabei und schöpfen Kraft und Energie daraus. Viele Menschen betreiben Hobbys um Ihre Werte zu bedienen, weil diese in Ihrem Job  oft zu kurz kommen.

Tun wir etwas bei dem wir „so ein komisches Bauchgefühl“ haben oder uns richtig unwohl fühlen, dann arbeiten wir gegen unsere inneren Werte. Wir fühlen uns unwohl und verlieren Energie.

Jeder Mensch hat eine ganz eigenen Kombination innerer Werte die Ihn antreiben, sozusagen die inneren Richtungsgeber. Und da jeder Mensch ein individuelles Wertesystem hat, kollidieren diese oft miteinander.

Wenn wir also Kollegen haben die sich dauern querstellen, tun die dies, weil sie das in diesem Moment gut finden.  Sie bedienen in dem Moment einen oder mehrere Ihrer Werte. Das dies aber dann dummerweise den Werten anderer zu wieder läuft, passiert oft. Und somit haben wir viel Stoff für Konflikte.

Leider sind uns unsere Werte in der Regel oft nicht bewusst, oder wir denken sie zu kennen, jedoch kennen wir nur einen „Überbegriff“ und nicht die tatsächlichen Werte.

Wenn wir diese Werte nun kennen lernen, verstehen wir plötzlich auch warum wir in vielen Situationen so sind wie wir sind und haben damit das Potenzial uns eigenverantwortlich und bewusst weiterentwickeln zu können.

Also hilft es ungemein die Werte der Person, die als „schwierig“ gilt, zu kennen, um zu sehen, warum sie so handelt wie sie handelt.  Wir können keine Menschen dauerhaft ändern, das muss von der Person selber gewollt sein. Um dies jedoch zu unterstützen, haben wir, mit der Kenntnis ihrer Werte, die Möglichkeit aufzuzeigen, wie  auch ein geändertes Verhalten diese Werte bedienen könnte. Und was sich gut anfühlt, wird eben gerne getan – also der erste Schritt zur Änderung.

PRAXIS

Um nun die personenbezogenen Werte herauszufinden, gibt es einige Möglichkeiten. Eine der effektivsten ist (neben Beobachtung und Gesprächen, also dem „Tagesgeschäft des Scrum Masters“) das Tool „Moving Motivators“ einzusetzen.

Hiermit können wir sehen welche (Motivations)Werte die Person hat und ob diese durch die aktuelle Situation bedient oder unterdrückt werden. Aus dem Ergebnis können dann gemeinsam Maßnahmen in Richtung Änderung abgeleitet werden.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit durch echte Wertearbeit (Systemisches Wertecoaching) in einer Kurzzeittherapiesitzung die Werte herauszuarbeiten. Dafür nutze ich gerne meine Wertetabelle als Grundlage.

Außerdem: Die Werte einer Person zu kennen, zum Beispiel des Vorgesetzten oder eines Entscheidungsträgers, hilft ungemein weiter im Berufsalltag. Wenn wir ein Vorhaben oder bestimmte Ziele so verpacken,  dass die Werte dieser Person bedient werden, können wir dadurch in der Regel mit Ihrer Unterstützung rechnen.

FAZIT

Ein guter Scrum Master kennt die Werte jedes einzelnen seiner Teammitglieder. Dies ist natürlich mit viel Arbeit verbunden, aber genau so etwas macht einen guten Scrum Master aus. Einfach nur das Framework zu kennen ist einfach nicht genug um ein Team effektiv zu unterstützen und es zu langfristiger „high performance“ und Zufriedenheit im Beruf zu führen.

SCHLUSSWORT

Natürlich sind „Moving Motivators“ und die „Wertearbeit“ nur ein kleiner Teil von Lösungsansätzen im Umgang mit „schwierigen“ Teammitgliedern. Wer mehr darüber erfahren möchte, dem empfehlen wir den Besuch des Seminars „Scrum Master 2.0 (R)“

(c) 2019 AML

Microtrainings – Sinn oder Unsinn?

Allgemeines

Microstrainings sind Minni-Workshops, die in der Regel zwischen 15 und 60 Minuten dauern können. Sie eignen sich um schnell und kompakt Wissen zu einem speziellen Thema zu vermitteln.

Wann

Diese Art der Wissensvermittlung lässt sich einfach und unkompliziert in unterschiedlichem Kontext einbauen.

Ich nutze diese gerne um Scrum-Teams schnell verschiedene Kommunikations- und Konfliktlösungstool beizubringen. Die Microtrainings nutze ich aber auch um „große“ Schulungen vor- und nachzubearbeiten.

Sie eignen sich außerdem auch perfekt um Beispielsweise neue Produkte für Verkaufsteams, oder interessante Programmiermethoden und/oder –lösungen vorzustellen.

Microtrainings benötigen nicht viel Zeit und lassen sich Scrum-Events, wie einer Retrospektive, gut nachlagern. Auch als Vorbereitung für Scrum Master-Teams, wenn diese eine große, agile Veranstaltung organisieren  sollen, sind sie ideal.

Rentabilität

Als Vorbereitungsmaßnahme vor Kursen unterstützen sie einen einfacheren Wissenstransfer während des Kurses und nachgelagert geschickt eingesetzt,  können sie das Wissen noch vertiefen.

Auch als niedrigschwelliges Einstiegangebot zum Kennenlernen einer Dienstleistung oder eines Wissensthemas eignen sie sich optimal.

Durchführung

Organisatorisch ist der Aufwand oft gering. Die Vorbereitungen sind in der Regel nicht so umfangreich wie bei einem 2-Tageskurs. Und sie können auch mal spontan, einfach mit Flipchart & Stift, abgehalten werden.

Aus meiner Praxis empfehle ich eine Gruppengrüße von 4 – 6 Teilnehmern, vor allem wenn ich nach der Inhaltsvermittlung noch einen Frageblock einplane. Bei mehr Teilnehmern werden sonst die Diskussionen oder Fragen zu umfangreich und sprengen die time box.

Sollen mehr Teilnehmer einer Gruppe geschult werden, dann mache ich auch mehrere Termine.

Microtrainings können auch modular, aufeinander aufbauend, durchgeführt werden. Durch die kleine Gruppengröße ist eine Umsetzung oft auch einfach am Arbeitsplatz oder in der Mittagspause möglich. Oft werden keine speziellen Kurs- oder Meetingräume benötigt.

Die besten Erfahrungen habe ich, wenn ich mit meinem tragbaren Minni-Whiteboard mit den Teilnehmern eine Microtraining  im Park oder einfach irgendwo  im Freien veranstalte.

Aufbau

Ein Microtraining ist im Grunde wie ein „normaler“ Kurs aufgebaut:

  • Begrüßung & Fokussierung der Teilnehmer: Nach einer kurzen, wertschätzenden  Begrüßung hole ich sie zuerst aus ihrem (Arbeits)Alltag weg von ihren Gedanken, in den Raum. Dazu habe ich eine große Anzahl agiler Spiele in meinem Methodenkoffer die ich situativ anwende, d.h. je nach Stimmung und mentalem Zustand der Teilnehmergruppe.
  • Sinn der Trainingssession: Danach erkläre ich den Sinn und vor allem das Ziel der Trainingssession, also was das konkrete Ergebnis des Microtrainings sein soll.
  • Informationsvermittlung: Nun beginnt die eigentlich Vermittlung der Inhalte der Trainingssession. In der Regel nutze ich dabei gerne einen Mix aus vorbereiteter Präsentation (Flip Charts oder  PowerPoint) und während der Session entsteht in der Regel auch ein oder mehrere neue Plakate auf dem Flip Chart Board, der Planwand oder auf einem White Board.
  • Übung: In der Regel baue ich danach eine Übung ein, in der die Teilnehmer das Gelernte erleben könne.  Wenn wir etwas selber erleben, bleibt es haften. Von reiner Theorie, also Frontalvorträgen, bleiben in der Regel nur 10% bis 15% hängen.
  • Feedback: Nach der Veranstaltung lass ich mir auch gerne ein Feedback geben zum Inhalt und zum Rahmen der Veranstaltung.  Auch hier gibt es mannigfaltige Möglichkeiten zu messen wie zufrieden die Teilnehmer sind.
  • Abschluss: Auch hier platziere ich eine wertschätzende Verabschiedung.
(c) 2019 (AML)

Agilität, SCRUM & Kanban in Unternehmen

Einleitung

Agilität ist beinahe zum Synonym für Effizienzsteigerung bei Projekten und bei der Produktentwicklung geworden. In Startups und Onlineunternehmen gehört agiles Arbeiten bereits zum Alltag. In Unternehmen anderer Branchen ist Agilität eher selten anzutreffen. Dabei kann jedes Unternehmen von der Effizienzsteigerung profitieren; und das ohne in einem groß angelegten Change-Prozess Scrum, Kanban oder ein anderes Framework einführen zu müssen. Die ersten Schritte in die Agilität sind klein und leicht umsetzbar.

Wenn in einem Unternehmen über Effizienzsteigerung der Prozesse, insbesondere bei Projekten und bei der Neu- bzw. Weiterentwicklung von Produkten, nachgedacht wird, kommt man an dem Begriff „agile“ heutzutage nicht mehr vorbei. Agilität verspricht geringe Bürokratie mit wenig Regeln und damit erhöhten Output bei gleichem Ressourceneinsatz. Gleichzeitig verfolgt Agilität ein iteratives Vorgehen. Der Zyklus „planen, bauen, messen, lernen“ wird in möglichst kurzen Zeitabständen und während eines Projekts zigmal durchlaufen. Im Gegensatz zur klassischen Projektplanung spielen vor allem die Phasen „planen“ und „lernen“ als ein integrativer Teil des Zyklusses die entscheidende Rolle. Die Maxime „fail fast and learn“ („Mache möglichst schnell Fehler und lerne daraus“) steht im Mittelpunkt der Agilität.

Agiles Arbeiten ist häufig in Startups anzutreffen

Schnell stößt man auf Scrum und Kanban, die beiden bekanntesten Projekt- bzw. Produktmanagement-Frameworks für agiles Arbeiten. Beide ähneln sich stark vom Vorgehen; unterscheiden sich jedoch in Rollen und Artefakten. Während Scrum mehr Rollen und Artefakte kennt und damit stärker reguliert ist, setzt Kanban auf mehr Transparenz und kann daher auch schnell unübersichtlich werden. Häufig ist eine Mischung aus Scrum und Kanban im Einsatz. Diese Mischform wird Scrum-Ban oder Scrum-But (= „Scrum, aber…“) genannt. In einem andauernden Lernprozess passen die Unternehmen die Prozesse immer weiter an die eigenen Bedürfnisse an. Sie begreifen den Prozess selbst als ein agiles Projekt.

Auffällig ist, dass in nahezu allen Internet-Startups agiles Arbeiten, unabhängig ob Scrum oder Kanban, an der Tagesordnung ist. Ebenso trifft man in einem Großteil der etablierten Onlineunternehmen agile Prozesse an. In Unternehmen anderer Branchen ist agiles Arbeiten dagegen weniger bekannt und wird entsprechend seltener eingesetzt.

Vielleicht liegt das daran, dass Startups mit dieser Methodik groß geworden sind. Vielleicht aber auch daran, dass Teamwork und kontinuierliche Produktverbesserungen von Anfang an großgeschrieben werden.

Sowohl der Wunsch nach besserem Teamwork als auch nach kontinuierlichen Produktverbesserungen sind ideale Voraussetzungen, um Unternehmensprozesse agil zu organisieren. Das Resultat ist ein effizientes Arbeiten. Bei wiederkehrenden und stark strukturierten Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel dem täglichen Buchen von Rechnungen in der Buchhaltung, führen agile Prozesse dagegen nur zu einer geringen Effizienzsteigerung.

Jedes Unternehmen kann mit geringem Aufwand agil werden

In jedem Unternehmen gibt es Bereiche und Prozesse, die von agilen Prozessen profitieren würden. Der Einführungsaufwand und der damit verbundene Change-Prozess hält Unternehmen dagegen häufig ab, Methoden zu ändern. Sie bleiben lieber bei ihrer altbekannten Herangehensweise.

Dabei muss man als Unternehmen nicht gleich ein komplettes Framework, wie Scrum oder Kanban, einführen. Änderungen lassen sich Schritt für Schritt, auch abseits der Frameworks, umsetzen. Die anzustrebenden Prozessanpassungen betreffen zwei Bereiche:

  • agiles Team
  • agiles Projekt

Die Anpassungen in den beiden Bereichen lassen sich unabhängig voneinander in jeweils drei Stufen einführen.

Zwei Mal drei Stufen zur Agilität

Team Stufe 1: Regelmäßige Kommunikation forcieren. In einem täglichen Meeting zu Beginn des Tages tauschen sich die Teammitglieder darüber aus, woran sie an diesem Tag arbeiten. Das Meeting sollte nicht länger als 15 Minuten dauern und stehend im Teamraum durchgeführt werden. Kurz nach der Einführung wird das Meeting als zusätzlicher Overhead wahrgenommen werden, da ausschließlich Statusberichte ausgetauscht werden. Nach kurzer Zeit wird sich das Meeting jedoch zu einem Output fokussierten Format wandeln. Die zentralen Fragen sind: „Was brauche ich, um meinen heutige Arbeit fertig zu stellen?“ und „Wie kann ich meine Kollegen bei ihrer heutigen Aufgabe unterstützen?“ – Diese Richtung sollte vom Teamlead forciert werden, denn das Meeting hat keine Reportingfunktion.

Team Stufe 2: Fortschritt transparent darstellen. Auf einem Board an der Wand wird für jedes Teammitglied transparent dargestellt, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet. Ebenso werden die Aufgaben, die bereits erledigt sind und die Aufgaben, die als nächstes anstehen, visualisiert. Die Aufgaben können zum Beispiel auf Post-Its geschrieben und in die drei Spalten „Todo“, „In progress“, „Done“ sortiert werden. Jeder Aufgabe, die in der „In progress“-Spalte hängt, ist ein verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet. Falls eine Aufgabe längere Zeit in der „In progress“-Spalte hängt, kann nun jeder helfend eingreifen und fragen, wie er unterstützen kann.

Team Stufe 3: Kurze Feedbackschleifen einführen. In einem zweiwöchentlichen Meeting reflektiert das Team die letzten zwei Wochen. Was lief gut? Was kann verbessert werden? Aus jedem Meeting sollten ein bis drei Punkte für Verbesserungen (möglichst mit konkreten Aktionen und zugeteilten Verantwortlichkeiten) entstehen. Die Punkte werden in den folgenden zwei Wochen umgesetzt und so der Prozess im Team stetig verbessert.

Projekt Stufe 1: Gesamtprojekt in Teilprojekte teilen. Das Gesamtprojekt wird in möglichst viele Teilprojekte geteilt. Jedoch nur so klein, dass jedes Teilprojekt für sich genommen einen Mehrwert für den Kunden liefert. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass sich die Teilprojekte möglichst wenig überschneiden und somit unabhängig voneinander bearbeitet werden können. Teilprojekte werden, genau wie Aufgaben, auf (andersfarbige) Post-Its geschrieben und an das Board in die Spalte „Todo“ gehängt. Sortiert man nun noch die Teilprojekte und Aufgaben in der „Todo“-Spalte nach Priorität, erhält man eine „Mini-Roadmap“. Hinweis: Bevor ein Teilprojekt bearbeitet werden kann, muss es noch einmal in konkrete Aufgaben runtergebrochen und granularer geplant werden.

Projekt Stufe 2: Nur die nahe Zukunft planen. Nur das nächste und das übernächste anstehende Teilprojekt werden geplant. Für diese liegen in der Regel ausreichend Informationen für eine detaillierte Planung vor. Außerdem sind die Rahmenbedingungen hinreichend bekannt. Für weiter in der Zukunft liegende Teilprojekte sind die Rahmenbedingungen häufig zu vage. Eine sofortige Planung hätte zur Folge, dass das Teilprojekt kurz vor Start wahrscheinlich ein zweites Mal geplant werden müsste.

Projekt Stufe 3: Aus Kunden-Sicht formulieren. Das zu erwartende Ergebnis eines Teilprojekts, aber auch das Ergebnis des Gesamtprojekts, wird aus Kunden-Sicht beschrieben. So ist sichergestellt, dass allen Team-Mitgliedern das zu erreichende Ziel permanent vor Augen ist. Auf im Projektverlauf auftretende Probleme kann jeder selbständig im Sinne des Kunden reagieren. Kunden können in diesem Zusammenhang sowohl (externe) Endkunden als auch (interne) Kollegen sein. Um das Ergebnis aus Kundensicht zu beschreiben, hilft die Formulierung: „Als … möchte ich … so dass ich …“ Zum Beispiel könnte das Ziel eines Teilprojekts zur Besserung des Services einer Autowerkstatt lauten: „Als Autobesitzer möchte ich einen Werkstatttermin vorab und verbindlich vereinbaren, so dass ich beim Abgeben meines Autos keine unangenehmen Wartezeiten habe.“

Schlusswort

Mit diesen 2×3 Schritten in Richtung Agilität sollte bereits ein erster Effizienzgewinn in Projekten und den kontinuierlichen Produktentwicklungen messbar sein. Außerdem lassen sich auf dieser Basis zum späteren Zeitpunkt nahtlos die bekannten agilen Frameworks Scrum oder Kanban aufsetzen. Ein abschließender Tipp: Agilität wird nicht „top-down“ eingeführt, sondern entsteht durch Zusammenarbeit im Team.

Artikel von Christian Landsberg: https://www.xing.com/profile/Christian_Landsberg

Teilnehmerfeedbacks

Seminar: IT-Teams führen und motivieren:

"Der Kurs hat mir zu einem unerwartet neuen Blick auf meine Mitarbeiter als Individuum verschafft. Die Umsetzung des Gelernten führt zu erkennbar gestärkter Akzeptanz meiner Position als Führungskraft, zu offenerer Kommunikation im Team und zu einer Reduktion von Konfiktpotenzial..." (Matthias R. advanto Software GmbH)

Seminar: Agiles Projektmanagement mit SCRUM

"Wirklich gutes Seminar / Training mit Alexander Loitsch in Hamburg. Die Inhalte wurden sehr gut kommuniziert. Die kleine Teilnehmergruppe hat ebenso wie Alexander Loitsch mit seinen Kompetenten Skills und Praxiswissen zu einem sehr kurzweiligen und hoch interessanten Seminar beigetragen.

Ich bin mir sicher, dass wir das vermittelte Wissen nun schnell und effektiv in unser Unternehmen bringen werden. Fazit: Sehr gut – Inhalte Praxisorientiert & auf den Punkt gebracht – sehr empfehlenswert!" (Oliver Brokowsky – Geschäftsführer BCOB GmbH- Hamburg).

Seminar: Agiles Projektmanagement mit SCRUM

"Das SCRUM-Seminar bei Dr. A. M. Loitsch würde ich jedem weiter empfehlen. Das Material wurde gut verständlich vermittelt. Es wurde auf meine Probleme eingegangen und alles am Beispiel meines Projektes erläutert. Außerdem haben viele nützliche Tipps und Tricks das Seminar gut ergänzt..." (Roman S. Complevo GmbH)

Seminar: SCRUM- Agiles Softwareentwicklung im Team

„Das SCRUM Training war sehr informativ. Besonders gut haben mir die Teambuilding-Aspekte gefallen. Ich kann den Kurs nur weiterempfehlen. (Rainer M.)“


Seminar: IT-Teams führen und motivieren:

"Kompetente Seminargestaltung mit exemplarischen Beispielen aus der Praxis unter Berücksichtigung und Einbeziehung der inviduellen Berufssituation der Teilnehmer. Sehr empfehlenswert. (Ralf Greiser, GEMALTO"


Agiles Projektmanagement mit SCRUM

"Das Seminar war für mich wirklich sehr spannend, da ich mit dem Thema bisher noch keine Berührungspunkte hatte. Die Inhalte waren fast alle neu für mich und ich werde mich in Zukunft mehr damit auseinandersetzen. Viele Praxisbeispiele gab es sowohl zur Veranschaulichung von den Themen als auch bei Fragen von Seminarteilnehmern. Wir haben viel gelernt und das auch mit viel Spaß. Die Stimmung während des Seminars war sehr angenehm und ausgeglichen und ich habe mich sehr wohl gefühlt. Ich kann das Seminar wirklich sehr empfehlen. (Vanessa C.)"


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